| Полнота | Проверка наличия всех необходимых документов |
| Достоверность | Подтверждение подлинности представленных документов |
| Своевременность | Прием в установленные сроки |
| Учет | Фиксация факта приема в журналах учета |
- Определите перечень необходимых документов
- Подготовьте место для приема (стол, папки, журналы)
- Ознакомьтесь с требованиями к оформлению документов
- Подготовьте бланки приема-передачи
- Убедитесь в полноте пакета документов
- Проверьте правильность заполнения
- Сверьте данные в разных документах на соответствие
- Проверьте наличие необходимых подписей и печатей
| Регистрация | Внесение в журнал входящих документов |
| Акт приема-передачи | Составление в 2 экземплярах |
| Присвоение номера | Согласно внутренней системе делопроизводства |
- Входящая корреспонденция (письма, заявления)
- Кадровые документы (трудовые книжки, договоры)
- Финансовые документы (накладные, счета-фактуры)
- Юридические документы (договоры, доверенности)
- Техническая документация (чертежи, спецификации)
| Реквизиты | Наименование, дата, подписи, печати |
| Срок действия | Проверка актуальности документа |
| Копии | Заверение в установленном порядке |
| Язык | Русский или с нотариальным переводом |
- Проверка формата файлов (PDF, JPEG, DOCX)
- Подтверждение получения автоматическим уведомлением
- Проверка электронной подписи (при наличии)
- Распечатка и подшивка в дело (при необходимости)
- Скорость обработки
- Отсутствие бумажного документооборота
- Возможность удаленного приема
- Автоматическая регистрация
| Неполный пакет | Прием документов без всех необходимых листов |
| Просроченные документы | Не проверяется срок действия |
| Неправильное оформление | Отсутствие важных реквизитов |
| Нарушение сроков | Задержка регистрации |
- Систематизация по видам и датам
- Использование архивных папок и коробок
- Соблюдение сроков хранения
- Обеспечение защиты от повреждений
Правильный прием документов требует внимательности и знания основных правил делопроизводства. Соблюдение установленной процедуры позволяет обеспечить юридическую значимость документов и упорядочить документооборот организации. Для эффективной работы рекомендуется разработать внутренние инструкции по приему документов с учетом специфики деятельности компании.
